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営業未経験者向け営業ヒント集 アポイントの取り方編

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向いてるのか向いてないのか未だに分かりませんが、営業マンとして何とか生き残っております。 

上記の記事に続いて今回はアポイントの取り方についてまとめてみました。

アポイントの取り方の基本

皆さんアポイントはどうやってとってますか。
アポイントの取り方の基本はやっぱり電話(テレアポ)です。

直接、お客さんと話しをしますので一番確実です。
しかし、電話は強制的に相手の時間を奪ってしまう手段でもあります。

 一番丁寧になのはメールでアポイントを打診してから、電話をかけることでしょうか。

私のお客さんでも、メールは相手の都合のいい時間に見れる、手帳ではなくgoogleカレンダーなどスケジュール管理アプリを使っている人も増えているということもあって、最近ではメールでまず連絡が欲しいという人が増えてきました。 

毎日百通以上メールが来る人はいちいちアポイントの打診メールに返信してくれるようなことはまずありませんが、電話がかかってきた時に事前に内容がわかっていると心の準備ができるので、返信が来ない人に対してもメールでのアポイントの打診は有効です。

日本人は律儀なもので、単なるアポメールでも送ってから電話すると「ああ、メールもらってもましたね、返信できずにすいません」ってなっちゃうもんなんですよね。

毎回同じ文面を使うと機械的になってしまうので、何パターンか(新製品が出ました、以前紹介した製品のサンプル品を渡したいetc)アポイント打診文面を作って使い回しをしましょう。 

メールソフトの雛形に登録をしておけば、1通メールを書くのに5分もかかりません。
電話をかけた際に話がスムーズに進みますので、面倒くさがらずに書いてみて下さい。 

電話をかける時間帯は木曜日16:00頃がオススメ

アポイントの電話をかける時間帯は木曜日の16:00頃がオススメです。
経験則ですが在籍率が他の曜日、時間帯に比べて高いです。

理由として、木曜日に定例会議などをやってらっしゃる会社はまず少ないからです。

ご自分の勤め先にしても、月曜日(週初め)、水曜日(週の真ん中)、金曜日(週末)に設定されることが多いのではないでしょうか。

16:00の時間帯が良い根拠としては、何かを始めるにしては16:00開始というのは中途半端な時間帯だからです。
ミーティングで席を外されている可能性、他社の営業マンが訪問している可能性はかなり低いです。 

私は木曜日にまとめて来週のアポイントをとってます。

あとはやっぱり雨の日も在籍率が高いですね。 

「ついで訪問」のススメ

計画的に営業を行うためには計画的にアポイント取得が必須です。

しかし、組織のキーマンの先の予定は大体びっちり埋まってます。
事前に予定を空けて欲しいとお願いするにはそれ相応の提案内容が必要です。

提案できるネタがある場合はよいですが、提案後・見積後のフォロー訪問では、なかなか状況をお聞きするためにだけに、改めて時間をとって下さいとは言いづらいものです。

忙しくてなかなかアポイントが取れないキーマンに対しては 「ついで訪問」がオススメです。 

来週の予定はわからない

当日にアポイントをとる「当アポ」は出来る限り避けるべきですが、「忙しい」を理由にあってもらえない人に対しては有効です。

経験則でしかないですが、忙しいを理由に面会してくれない人に先のスケジュールを聞いてみても「予定が埋まっている」か「分からない」と回答されることが殆どです。

「予定が埋まっている」との回答には、本当に予定が埋まっている場合営業マンとの面会に時間を割きたくない場合の2パターンの解釈が考えられます。

「分からない」との回答には、状況が流動的なので来週の予定も組めないという意図の場合と、やっぱり営業マンとの面会に時間を割きたくない場合の2パターンの解釈が考えられます。

ピンポイントで困っている理由がない限り営業マンに合うことの優先順位は低いので、先の予定を聞いてしまうと高い確率で断られます。

今日の予定は決まっている

しかし、当たり前ですが、当日の予定が決まっていないということはありません。 

1周間後の予定は本当にどうなるか分からない人でも、1時間後の予定がどうなっているか分からない状況というのはまずありません。

今、御社のお近くにいるのですが、1時間後、ご予定いかがでしょうか。先日の件で少しお聞きしたいことがありまして、5分ほどお時間割いていただけませんでしょうか」など適当な理由をつけて電話してみましょう。 

本当に忙しくて時間が割けない場合は別として、「近くにいるなら…」「5分くらいなら…」会ってやってもいいかな、と会っていただける可能性があります。

忙しい人ほど当日にならないと予定が確定しないので、事前に予定を聞いてお断りされてもめげずに一度当日電話をかけてみることをオススメします。

「お近くにいるのですが」は魔法のワード

「お近くにいるのですが(行く予定があるのですが)」はアポイントを取るときに非常に使い勝手のいい言葉ですので、有効活用していただければと思います。

「◯◯日の××時から△といった提案をしたいので時間をとって下さい」とお願いするのが一番まっとうなアポイントの取り方なのですが、訪問される相手側もきっちり手続きを踏むと「売り込まれるんじゃないか」と無意識に身構えてしまいます。

最悪、訪問を断られたりすることもありえます。 

「ついでで行くわけではないんですが、会ってもらえないでしょうか」くらい軽い感じで打診されると相手側も肩の力が抜けます。
「ついで会いに来るとは何事だ」と思う人もいるので、人は選んだほうが良いですけど。

別に実際近くにいなくても、当日行く予定が無くても方便として使って下さい。

事前に準備を重ねて提案に望むことも大事ですが、数撃ちゃ当たるではないですが、訪問件数は重要です。

新製品にしても新サービスにしてもお客さんに周知してもらわなければ始まりません。 
「ついで訪問」をうまく使って訪問件数を伸ばしましょう。 

最後まで読んでいただきありがとうございました。
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